Bedrijfsvoering

In deze paragraaf wordt de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie en haar bedrijfsvoering besproken. Zwolle, als sterk groeiende stad, streeft naar een wendbare, toekomstbestendige en inclusieve organisatie. Door te investeren in leiderschap, digitalisering, en circulaire bedrijfsvoering, wil de gemeente haar ambities waarmaken. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de versterking van informatievoorziening, -beveiliging en rechtmatigheidsverantwoording, om zo de betrouwbaarheid en effectiviteit van de gemeentelijke diensten te waarborgen.

Organisatieontwikkeling ‘Met elkaar verbonden en goed georganiseerd’
Zwolle is een snelgroeiende stad met grote ambities, wat vraagt om een wendbare, flexibele en proactieve organisatie. De strategische koers voor de ambtelijke organisatie beschrijft in grote lijnen wat voor organisatie wij willen zijn, hoe wij vanuit onze waarden werken en hoe wij in nauwe verbinding met de samenlevingvorm geven aan onze maatschappelijke opdracht in Zwolle.

Wij werken:

1. Samen met de samenleving
   Wij weten wat er speelt in de samenleving en trekken gezamenlijk op bij opgaven, ontwikkelingen en initiatieven. Wij zijn een professioneel partner.
2. Aan mensgerichte en excellente dienstverlening.
   Wij stellen de inwoner en samenleving centraal in ons (dagelijks) handelen en de keuzes die we maken. Wij werken continu aan de verbetering van onze producten, diensten en houding.
3. Wij zijn toegankelijk en gastvrij,
   luisteren sensitief en maken het mogelijk.
4. Als een lerende organisatie
   Wij zijn een adaptieve organisatie, zodat we telkens blijven doen wat er nodig is in de stad en in de organisatie. Wij zijn vernieuwend en investeren continu in leren en ontwikkelen, zodat we professioneel, vitaal en met plezier werken aan, met en voor de stad. Wij zijn met elkaar verbonden en goed georganiseerd.

Organisatieontwikkeling lijkt een interne aangelegenheid. Alhoewel de ontwikkeldoelen over de ambtelijke organisatie gaan, staat onze ontwikkeling volledig in het teken van de maatschappelijke vraagstukken en opgaven buiten. Het doel is een wendbare en toekomstbestendige organisatie die integraal opgaven realiseert en bijdraagt aan een waarde(n)volle toekomst voor Zwolle en alle Zwollenaren.

In 2025 bouwen wij door aan een sterke organisatie, aan de hand van onze vijf ontwikkeldoelen: programmeren en prioriteren, integraal (samen)werken, uitvoeringskracht, leren en ontwikkelen en gezamenlijk leiderschap in (aan)sturing.

Versterken gezamenlijk leiderschap
In Zwolle speelt leiderschap een cruciale rol in de ontwikkeling van de organisatie. Onze visie op leiderschap, verankerd in vijf uitgangspunten van het Zwols Leiderschap, richt zich op het versterken van betrokken en zichtbaar leiderschap. Leidinggevenden bieden heldere richting, stellen prioriteiten, en creëren de kaders waarbinnen medewerkers zich kunnen ontwikkelen en eigenaarschap kunnen nemen. Ze sturen op gedrag, verbinding en resultaat, waardoor talenten in samenwerking met elkaar en de stad hun werk goed kunnen doen en de gezamenlijke ambities worden gerealiseerd. 

In 2025 wordt een nieuwe activiteit opgepakt om het gezamenlijke leiderschap verder te versterken: er zullen duidelijke beschrijvingen van sturende rollen en verantwoordelijkheden worden opgesteld. Dit zorgt ervoor dat iedereen precies weet waar hij of zij verantwoordelijk voor is en wat er van elkaar verwacht wordt. Deze aanpak draagt bij aan een betere afstemming, strategische besluitvorming en het vergroten van de eenheid en consistentie in de sturing, wat essentieel is voor een toekomstbestendige organisatie. 
Door leiderschap verder te professionaliseren, bouwen we aan een wendbare en toekomstgerichte organisatie die in staat is om effectief en met impact te handelen in een steeds veranderende omgeving. De aandacht voor goed leiderschap draagt ook bij aan het versterken van Zwolle als een aantrekkelijke werkgever, waar medewerkers zich gewaardeerd en gesteund voelen in hun ontwikkeling. 

Wendbare en toekomstbestendige organisatie
De groei en ontwikkeling van Zwolle vragen om een organisatie die wendbaar en toekomstbestendig is. Dit betekent dat de gemeente snel moet kunnen inspelen op veranderingen in de samenleving en de stad. Een wendbare organisatie vereist korte lijnen en een flexibele houding van alle medewerkers en samenwerkingspartners. Door in te zetten op digitalisering en innovatie, zoals door het programma Datagedreven Werken, probeert de gemeente haar operationele slagkracht te vergroten en beter voorbereid te zijn op toekomstige uitdagingen. 

Circulaire bedrijfsvoering doorontwikkeling en onderzoek
Door maatschappelijk verantwoord in te kopen wil onze organisatie bij het inkopen ook maatschappelijk effecten realiseren. De 0-meting heeft geleid tot drie hoofdpunten waar actie op wordt ondernomen. Het betreft het beter invulling geven van het opdrachtgeverschap en wie waarvoor verantwoordelijk is, de afdelingen ondersteunen bij het bepalen van MVOI-kansen en het gestructureerd verwerken van inkoopdata in samenwerking met alle inkopende afdelingen. Deze data geeft in de vorm van een categorieplan inzicht in waar we nu staan en welk handelingsperspectief er bij een volgende aanbesteding is. Daarmee kan meer gericht invulling worden gegeven aan circulaire bedrijfsvoering en daarmee aan het “Nationaal plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2021 – 2025 en de Nationale ambities 50% circulair in 2030 en 100% circulair in 2050

Digitale strategie doorontwikkeling
De digitale transitie speelt een cruciale rol in vrijwel elke maatschappelijke ontwikkeling waar we als gemeente aan bijdragen. In 2025 hebben we een digitale strategie die houvast biedt bij het maken van keuzes  ter ondersteuning van onze bestuurlijke en organisatorische prioriteiten. Daarnaast blijven we investeren in het moderniseren van werkplekken en het digitale loket, in samenwerking met andere gemeenten. Deze aanpak versterkt onze digitale dienstverlening en bevordert een oplossing gebaseerd op Common Ground, die nodig is voor de groei van de stad. Om dit alles te ondersteunen, ligt er een sterke focus op informatievoorziening, informatiebeheer en digitale veiligheid geleid door vijf richtinggevende principes die helpen bij het maken van keuzes rond digitalisering in de samenleving.

Informatievoorziening, informatiebeveiliging & gegevensbescherming
Door de groei van Zwolle is de vraag naar informatie en de complexiteit daarvan toegenomen, waardoor de focus ligt op het verbeteren van informatiebeheerprocessen en hogere kwaliteitseisen.
In 2024 heeft een herstructurering van de afdeling IV plaatsgevonden met de komst van de sectie Informatiebeheer & kwaliteit. Voor 2025 worden bijbehorende kwaliteits- en controleprocessen (kwaliteitsmanagementsysteem en systematiek) verder uitgelijnd, waarmee Zwolle verder in control komt ten aanzien van de beheersing van de normenkaders, inclusief NIS2, CER (Cyberbeveiligingswet).

Onze digitale informatievoorziening is gericht op het optimaal bedienen van Zwolse inwoners, ondernemers en instellingen, en op het faciliteren van medewerkers om hun werkzaamheden op een betere, gemakkelijkere en veilige manier uit te voeren. Een stabiele, betrouwbare en veilige ICT-omgeving, die de continuïteit van onze dienstverlening waarborgt, heeft daarom onze focus. Als decentrale overheid dragen we een grote verantwoordelijkheid voor de beveiliging van gegevens en de continuïteit van onze bedrijfsprocessen.

Programmeren en prioriteren en doorontwikkeling planning en control
In 2024 hebben we een doorlichting van de begrotingsprogramma’s uitgevoerd, waarbij we ambitie, doelen, capaciteit en middelen per thema tegen elkaar hebben afgewogen. Deze doorlichting geeft ons inzicht in onze uitgaven ten opzichte van vergelijkbare gemeenten en inkomsten uit het gemeentefonds. Vanuit deze analyse verdiepen we vanuit het traject van Inzicht naar Focus thema’s waar we de mogelijkheden zien om andere keuzes te maken. Zodat we beter kunnen prioriteren waar we onze capaciteit en middelen inzetten.

De doorontwikkeling van de P&C-cyclus richt zich op het verbeteren van het sturend vermogen van de P&C-cyclus. Dit doen we door stappen te maken met de doelenboom in het fysiek domein en bedrijfsvoering & dienstverlening. Om beter te kunnen sturen op de gewenste maatschappelijke effecten laten we de doelenboom aansluiten bij onze opgaven, ambities en doelstellingen en voegen we indicatoren toe bij de doelstellingen. We willen dat de indeling van de begrotingsprogramma’s toekomstbestendig is en zorgt voor focus in onze ambities en doelstellingen. Ook streven we naar een compactere doelenboom zodat we efficiënt en integraal kunnen werken het aan het begrotings- en verantwoordingsproces. Daarnaast werken we aan de leesbaarheid en relevantie van de begrotingsteksten en de verbinding tussen beleid en de P&C-cyclus.

Rechtmatigheidsverantwoording
Sinds het verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd waarbij het college van B&W een rechtmatigheids-verantwoording dient af te geven, als oordeel over de eigen jaarstukken. Met de rechtmatigheidsverantwoording in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties, in overeenstemming zijn met de bepalingen vermeld in het door de raad vast te stellen normenkader 2025 waarin de relevante wet- en regelgeving is opgenomen. In de paragraaf Bedrijfsvoering bij de jaarstukken 2025 wordt een nadere toelichting gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden. De raad heeft de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording gesteld op 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en de rapporteringstolerantie voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden op 10% van de verantwoordingsgrens. In de toelichting bij de rechtmatigheidsverant-woording zal worden ingegaan op het begrotingscriterium, voorwaardencriterium, en misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium.

Indicatoren

Uiteraard worden ook in 2025 de 5 verplichte BBV-indicatoren gebruikt. Het verloop van de indicatoren van jaar tot jaar kunt u hier vinden.

Deze indicatoren geven inzicht in de omvang en kosten van het ambtelijk apparaat. De kosten hebben betrekking op alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie en die het realiseren van de ambities van de stad faciliteren.
Formatie en bezetting geeft inzicht in het aantal fte per 1000 Zwolse inwoners die hiervoor nodig zijn voor wat betreft personele capaciteit. Binnen Zwolle wordt niet gewerkt met een formatieplan, waardoor geldt bezetting = formatie.
De indicator inhuur betreft alle werkzaamheden uitgevoerd door personen waarmee geen arbeidsovereenkomst is afgesloten. Het kan gericht zijn op zowel uitvoeringskracht als op specifieke expertise of deskundigheid.
De apparaatskosten en overhead hebben betrekking op kosten die gemaakt zijn vanuit de sturing en ondersteuning van het primaire proces (de beheertaken en ambities van de stad). Kapitaallasten (mits gerelateerd aan het functioneren van de organisatie) zijn onderdeel van de apparaatskosten, evenals direct toewijsbare kosten en overheadkosten.

In de regeling Beleidsindicatoren zijn de beleidsindicatoren opgenomen die met ingang van begrotingsjaar 2017 moeten worden opgenomen in de programma's. De meest actuele set beleidsindicatoren en bijbehorende gegevens kunt u vinden op de website Waarstaatjegemeente.nl via de tegel “Besluit Begroting en Verantwoording”. De vergelijking van de gemeente Zwolle ten opzichte van andere 100.000 - 300.000 gemeenten t/m 2023, vindt u hier.